Imagine que você deseja fazer uma viagem. Antes de arrumar as malas e sair de casa é preciso planejar alguns passos, certo?! Você precisa definir quando irá viajar, quando vai retornar, para onde vai, de que forma vai chegar lá, onde vai se hospedar, quais lugares deseja conhecer, com quem pretende viajar, e muitos outros pequenos detalhes.
Depois de planejar você precisa comunicar os envolvidos na viagem para que todos se preparem e cada um faça a sua parte; você precisa calcular os gastos, e garantir que as despesas fiquem dentro do seu orçamento; precisa também acompanhar cada etapa da organização para ter certeza de que no dia marcado tudo estará devidamente contratado, e todos possam viajar tranquilos e aproveitar os dias de férias com comodidade e conforto.
Como você poderia controlar todos estes passos para garantir que sua viagem saia dentro do planejado?
Algumas pessoas conseguem controlar cada um destes passos apenas fazendo anotações na agenda ou em uma planilha de Excel. Porém, existem ferramentas fantásticas que ajudam a monitorar passo a passo a organização de um projeto (sim, uma viagem pode ser considerada um projeto) e garantem que todo o processo ocorra dentro do planejado.
Uma destas ferramentas é o Microsoft Project, um software de fácil utilização, com grande versatilidade de aplicação, e que exatamente por isso tornou-se um dos softwares mais utilizados no mundo para gerenciar projetos em pequenas, médias e grandes corporações.
E quando o projeto é muito maior do que uma viagem?
Para uma empresa que trabalha com projetos é praticamente impossível planejar, executar e acompanhar o andamento dos projetos sem uma ferramenta prática e eficiente. Por isso o Project tornou-se tão popular no ambiente corporativo.
O gestor de um projeto é o responsável por planejar e garantir que tudo o que foi planejado no projeto saia do papel. E para isso ele precisa acompanhar todos os passos da equipe, administrar custos, tempo, e riscos.
Todo este acompanhamento será muito mais eficiente com o apoio e suporte de uma ferramenta como o MS Project, que irá ajudar a monitorar o progresso e fazer alterações para garantir um resultado de sucesso.
Mas o MS Project não se limite ao apoio na gestão de projetos, ele vai além. O software também pode ser utilizado como ferramenta de comunicação da empresa com seus clientes e fornecedores, permitindo uma abordagem padronizada e forte aderência às melhores práticas de mercado.
O que o Project pode fazer pelos seus projetos
O MS Project gerencia três fatores de seu projeto: tempo, recursos e escopo. Este gerenciamento ocorre de forma interdependente e está sempre aberto a alterações no decorrer do processo. Assim sendo, se houver modificação em um dos fatores, os outros também serão afetados.
Através da ferramenta você poderá planejar e determinar o escopo do seu projeto, e através dela você poderá acompanhar o progresso de cada atividade. Poderá ainda:
– Fazer a previsão de situações de riscos e imprevistos;
– Definir níveis hierárquico das atividades;
– Obter maior controle sobre os recursos de pessoal e comunicar as informações com a equipe com maior eficiência;
– Obter maior controle sobre os recursos financeiros e fazer o monitoramento dos custos;
– Verificar cargas excessivas de trabalhos da equipe;
– Gerar de relatórios e gráficos;
– E muitas outras facilidades.
Se você aprender a utilizar o MS Project de forma correta, desde o ciclo de vida até a execução e controle do seu projeto, seus resultados serão incríveis!
Como conseguir gerenciar projetos de forma mais eficiente com o uso do MS Project?
Comece definindo as configurações corretas no programa para o projeto ser realizado corretamente. Quando você fizer o planejamento respeite as características do cenário da tarefa, pois é o cenário que vai definir qual deve ser o primeiro atributo a ser informado e quais devem ser os próximos. Ou seja, é no planejamento que você definirá as informações dos atributos de uma tarefa, e o resultado final será um plano.
Desta forma o Project utilizará diferentes funcionalidades para determinar o trabalho total da tarefa através das durações, dependências, custo e o prazo do projeto.
Nas ações que envolvem execução e monitoramento será necessário gerar a Baseline – Linha de Base do Projeto – e utilizar a visão de Gantt de Controle, que apresenta as informações planejadas e reais em cada tarefa.
Outro detalhe importante que vai garantir maior eficiência ao utilizar o MS Project para controlar seus projetos é fazer uso correto de duas funcionalidades: Tarefas como Agendado e Atualizar Tarefas. As duas funcionalidades possuem características próprias que devem ser utilizadas em tempo de definição do status do projeto. A cada Data de Status é preciso atualizar as tarefas utilizando essas funcionalidades.
Execução e monitoramento
Na etapa de execução e monitoramento, o MS Project oferece a ferramenta Funcionalidades de Geração de Relatórios, que pode dar apoio ao gestor no acompanhamento e controle do projeto, além de atender aos públicos com a geração de visões gráficas e de exibição de tabelas informativas.
Compartilhando informações
No MS Project você também pode criar um pool de recursos para serem compartilhados com todos os projetos que o integram, o que facilitará a gestão desses recursos nas mais diversas tarefas distribuídas nos projetos que pertencem ao programa.
Através da funcionalidade Planejador de Equipe, ativada no programa é possível gerenciar os recursos e tarefas, inclusive resolver problemas de sobrecarga e você ainda consegue construir uma arquitetura de programa, permitindo que vários projetos possam ser analisados e controlados através de um único local.
Agora é com você
Como você viu, gerenciar projetos com o Microsoft Project fica muito mais fácil e a eficiência e controle são garantidos. Se você já conhece a ferramenta, esperamos que estas dicas tenham ajudado a utilizá-la com mais produtividade.
Agora, se você não conhece o Project mas ficou interessado em aprender a dominar todos os recursos que este software pode lhe oferecer no dia a dia, nós temos um curso completo que vai te ensinar estas e muitas outras dicas para acompanhar o andamento de cada etapa dos seus projetos e se manter organizado.
