Não importa em qual área você atua, se você recebe tarefas com prazos pré-estabelecidos, restrições de custos, e está ao lado ou à frente de uma equipe de trabalho para executá-las, então você precisa aprender estas técnicas que vão facilitar a sua rotina.
Separamos neste artigo algumas dicas que podem ser encontradas no Guia PMBOK®, elaborado pelo Project Management Institute (PMI) para as boas práticas da gestão de projetos, e que servem para os profissionais de todas as áreas de atuação. Afinal, se você tem uma tarefa com prazo e custos estabelecidos, você tem um projeto em mãos!
Então aproveite para aprender a executar suas tarefas com mais rapidez, eficiência e qualidade, alcançando melhores resultados para a sua organização. Confira!
Aprenda a planejar
Planejamento é essencial para que você possa acompanhar o trabalho da sua equipe e garantir que as tarefas sejam executadas dentro dos prazos e dentro dos custos pré-estabelecidos. Então, aprenda a planejar as suas atividades diárias. Crie o hábito de ter uma “To do list” e conferi-la todos os dias, para que nenhuma ação importante acabe sendo deixada para trás.
O Guia PMBOK apresenta um ciclo excelente para fazer esse planejamento. Conhecido mundialmente como PDCA – Plan, Do, Check, Act. Em português: Planejar, Executar, Verificar e Agir. Através desta forma de planejamento você conseguirá reduzir incertezas e obter o melhor rendimento das suas tarefas.
Saiba antecipar erros
Depois de planejar como sua tarefa será executada e após delegar as tarefas para cada membro da equipe, é importante pensar no que pode dar errado durante a execução das atividades e elaborar um plano de ação com soluções para lidar com tais problemas.
O Guia PMBOK oferece instruções precisas sobre riscos. É muito comum, por exemplo, que os investimentos financeiros para a tarefa sejam extrapolados, e a dica do Guia é sempre projetar um valor extra para imprevistos, evitando assim o risco de não ter recursos suficientes para finalizar a tarefa.
Independente dos fatores de risco observados, nunca deixe de monitorá-los. Crie opções para enfrentá-los, e deixe claro quais os impactos que eles podem gerar ao seu projeto e como você irá contornar estes impactos.
Utilize ferramentas que facilitem seu trabalho
Planejar, executar e acompanhar o andamento das tarefas da sua equipe é algo que demanda tempo e muita atenção e dedicação. Para facilitar este monitoramento e controle é que existem ferramentas como o MS Project, e você pode aprender a usá-lo para tornar seu trabalho muito mais eficiente.
O MS Project gerencia três fatores de seu trabalho: tempo, recursos e escopo. Este gerenciamento ocorre de forma interdependente e está sempre aberto a alterações no decorrer do processo.
Neste artigo explicamos de forma bem clara para que serve o MS Project e como ele pode facilitar o trabalho na gestão de projetos. Se você se interessou por esta ferramenta vale a pena conferir também este artigo.
Saiba se comunicar de forma clara e concisa
A comunicação é a base do bom funcionamento de qualquer projeto ou tarefa executada por um grupo de pessoas. Saber explicar de forma clara o que a empresa ou o cliente espera da equipe e saber ouvir as demandas da equipe é essencial para o sucesso do projeto.
A gerência da comunicação é a sétima área estudada no Guia PMBOK® que afirma que a comunicação inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
Segundo o Guia, uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto.
Por isso é que saber se comunicar com sua equipe é essencial para alcançar os resultados esperados, dentro dos prazos e custos previstos, para a realização das suas tarefas.
Enfim…
A aplicação dos conhecimentos, habilidades, ferramentas, e técnicas adequadas podem resultar em um impacto super positivo para as suas tarefas. E se você tiver a oportunidade de colocar em prática estas dicas, verá que é possível monitorar suas tarefas com mais eficiência e assim garantir melhores resultados entre para sua equipe e para a sua organização.
E se você se interessou pelo assunto e está querendo saber um pouco mais sobre a Gestão de Projetos, recomendamos este artigo bacana sobre o assunto.
Boa leitura!
