Quando o assunto é estilo de gerenciamento de projetos, é comum vir à mente estas duas opções: Scrum ou PMBOK, como se fossem concorrentes diretos, assim como a Coca-Cola com a Pepsi, ou o McDonald´s com o Burger King.
Quando você pensa em refrigerante, qual marca vem primeiro à sua mente: Coca-Cola ou Pepsi? Quando pensa em comer um lanche qual escolhe: McDonald´s ou Burger King?
Existe uma forte competição entre os adeptos do Scrum e do PMBOK. Os primeiros, afirmam que a abordagem utilizada pelo PMBOK é pesada, burocrática e mais focada em processos do que nas pessoas. Já os simpatizantes do PMBOK afirmam que o Scrum exige uma disciplina difícil de ser cumprida durante a execução de um projeto, e afirmam que acaba sendo um método para quem tem falta de vontade de planejar e controlar os trabalhos como devem ser controlados.
E em meio a essa disputa, muitos profissionais de projetos acabam caindo no erro de achar que um método se opõe ao outro.
A bem da verdade, cada método tem o seu próprio estilo de gerenciar projetos e, se bem alinhados, podem até se complementar, dependendo o tipo de projeto a ser executado. Difícil de acreditar, não é mesmo! Mas é verdade. Ambos possuem natureza distinta, mas não excludente. O PMBOK é um guia de boas práticas, dividido em grupos e processos, já o Scrum é um framework com cerimônias, artefatos e papéis definidos.
Vamos falar sobre isso um pouco mais à frente e vamos dar algumas dicas para você conseguir aplicar as duas metodologias em um único projeto.
Mas, antes disso, vamos explicar exatamente o que é e como funcionam estas duas formas de gerenciar projetos que são praticadas por pequenas, médias e grandes corporações em todo o mundo.
Conhecendo o Scrum
Scrum é um framework que propõe um conjunto de valores, princípios e práticas com o objetivo de acelerar o desenvolvimento de um projeto, visando a melhoria contínua do processo, gerando diversos benefícios para a equipe de desenvolvimento e para o cliente.
Ao trabalhar com Scrum, sua equipe de projetos terá papéis e responsabilidades bem definidos, assim como diversas etapas específicas, que deverão ser cumpridas para que o produto seja desenvolvido de forma rápida e eficiente. A metodologia Scrum possui três importantes grupos de trabalho: o Product Owner, o Scrum Team, e o Scrum Master.
No Scrum, todas as funcionalidades desejadas para o desenvolvimento de um produto são colocadas em uma lista, chamada de Product Backlog.
O Product Owner, que é quem representa os envolvidos no projeto, determina as prioridades a serem inseridas no Product Backlog, e a equipe seleciona as funcionalidades que ela será capaz de implementar durante o Sprint que se inicia.
Os Sprints são ciclos dentro de um projeto. Cada Sprint representa um tempo definido, geralmente de duas a quatro semanas, dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado.
As funcionalidades são transferidas do Product Backlog para o Sprint Backlog, que é uma lista de entregas que o Scrum Team se compromete a fazer durante aquele Sprint. O Scrum Team é formado geralmente por cerca de 5 a 9 pessoas – aliás, equipes pequenas e multidisciplinares são uma das principais características desta metodologia.
Para organizar as atividades dos itens da Sprint Backlog, o Scrum utiliza um quadro de trabalho, chamado de Kanban. Ali, são criados quatro estados (que podem variar de projeto a projeto): A fazer, Em andamento, Em Testes e Concluído. Esse quadro é bastante visual e produtivo, pois basta olhar para ele para saber o progresso da Sprint.
O acompanhamento do trabalho também é executado através da Daily Scrum, uma breve reunião de no máximo 15 minutos que ocorre diariamente e que tem como objetivo fazer com que cada integrante do projeto diga o que fez ontem, o que fará hoje e se existe algum impedimento que está atrapalhando o seu trabalho.
Ao final de um Sprint, a equipe se reúne em uma Sprint Review Meeting, onde são apresentadas todas as funcionalidades implementadas até aquele momento no Projeto. Existe ainda a Sprint Retrospective, uma reunião para avaliar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado no próximo Sprint.
Conhecendo o PMBOK
Elaborado pelo PMI (Project Management Institute), o PMBOK é um Guia desenvolvido por profissionais e cientistas da área de projetos e nele estão inseridas as melhores práticas da gerência de projetos.
O PMBOK aborda todas as áreas vitais de um bom planejamento e orienta os gerentes de projeto para conseguirem atingir os objetivos dos projetos que conduzem dentro do prazo, orçamento e qualidade exigidos, com o mínimo de imprevistos possíveis.
Segundo o PMBOK, a gerência de projetos nada mais é do que um conjunto de processos encadeados e integrados. Estes processos são uma série de ações – 47 no total – que, se aplicadas de forma conjunta, provocam os resultados esperados.
Para o PMBOK, o gerenciamento de um projeto é a aplicação de habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas nas atividades da iniciativa com o objetivo de satisfazer seus requisitos. Os processos determinados pelo Guia estão organizados em cinco grupos:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e controle;
- Encerramento.
O guia PMBOK trabalha ainda com dez áreas de conhecimento. São elas:
Gerenciamento de aquisições – responsável pelos processos requeridos para adquirir bens e serviços externos à organização executora do projeto, com discussão a partir da perspectiva do comprador. É a interface primária com o fornecedor. Nessa área inicia-se a requisição para o serviço e o gerenciamento do processo de compra do produto e assegura-se a aprovação e alocação de recursos financeiros do projeto.
Gerenciamento da qualidade – responsável pela satisfação do cliente, buscando sempre entender, avaliar, definir e gerenciar as expectativas para que os requisitos do cliente sejam atendidos.
Gerenciamento de riscos – Uma das áreas mais importantes do projeto, segundo o PMBOK. Área responsável por monitorar e controlar vários aspectos do projeto, procurando desvios e tendências para identificá-los precocemente.
Gerenciamento de escopo – realiza atividades para entregar o produto, serviço ou resultado e estabelece critérios para determinar se o projeto foi completado. O escopo serve de linha de base para o gerenciamento do projeto até a entrega do produto do projeto.
Gerenciamento de custos – estabelece os custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto. A estimativa do custo de cada ciclo de vida pode aprimorar a tomada de decisões e são usadas para reduzir o custo e o tempo de execução, melhorando a qualidade e o desempenho da entrega do projeto.
Gerenciamento da integração – inclui características de unificação, consolidação, comunicação e integração de ações que são cruciais para a execução do projeto. Área que faz as escolhas sobre alocação de recursos, fazendo trade offs entre objetivos e alternativas, gerenciando interdependências entre as áreas de conhecimento de gestão de projetos.
Gerenciamento das comunicações – emprega os processos necessários para confirmar a geração, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
Gerenciamento de recursos humanos – é responsável por identificar e documentar funções do projeto, responsabilidades, habilidades necessárias, relatando os relacionamentos e criando um plano de gerenciamento de pessoal. Estabelece papéis e responsabilidades da equipe do projeto, organogramas do projeto e planejar a gestão de pessoal, incluindo o calendário para a contratação de pessoal e liberação da equipe.
Gerenciamento do tempo – inclui todos os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído no prazo previsto. É a área mais visível do projeto, pois é influenciada por diversas outras.
Gerenciamento das partes interessadas (Stakeholders) – identifica as pessoas ou empresas que podem afetar ou serem afetados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. Analisa e documenta informações relevantes sobre seus interesses, envolvimento, interdependências, influência e potencial de impacto no sucesso de seu projeto.
Similaridades e diferenças entre Scrum e PMBOK
O Scrum se adapta mais a projetos cujo escopo é mutável e/ou parcialmente desconhecido. No PMBOK não conhecer o escopo inviabiliza o planejamento e a execução do projeto. O Scrum aceita incertezas, trabalha com priorizações e ciclos curtos de entregas. O PMBOK trabalha com riscos, pode priorizar entregas e fazer ciclos de entregas.
No PMBOK existe o papel do patrocinador do projeto, o qual descreve o que ele precisa e é cargo dos gerenciadores do projeto entender tudo o que o patrocinador do projeto necessita e gerenciar sua equipe para realiza-lo Já no Scrum tem-se o dono do produto, que descreve o projeto através do documento de visão e participa ativamente de todas as reuniões diárias.
Oura diferença é que no Scrum o projeto é dividido em Sprints enquanto no PMBOK é dividido em várias fases, seguindo a sequência uma após a outra. No PMBOK, o envolvimento do cliente é menor, já o fato de o Scrum trabalhar com Sprints e interação direta com o cliente em toda reunião de Sprint o torna mais flexível que o PMBOK.
Outras semelhanças e diferenças:
Scrum
Gerencia Integração
Trata apenas “porcos” e “galinhas”
Não documenta no “core” Scrum
Permite que a equipe escolha suas atividades
Gerencia Comunicação (Processo)
Resolve Impedimentos
Gerencia entregas incrementais
Gerencia Prazo (com timebox)
Gerencia Escopo (através do processo)
Sincronia entre Equipe e Cliente
Planeja cada Iteração
Fazer o que precisa ser feito
PMBOK
Gerencia Integração
Gerencia Partes Interessadas
Gerencia Aquisições
Gerencia RH
Gerencia Comunicação (plano)
Gerencia Riscos
Gerencia Qualidade (plano)
Gerencia Custos
Gerencia Prazo (com coronograma)
Gerencia Escopo
Documentação como garantia
Planeja tudo o que precisa ser feito
Fazer o que foi planejado
Formas de combinar as duas metodologias em um único projeto
Falamos lá no começo que daríamos algumas dicas sobre como combinar os processos do Scrum e do PMBOK para alcançar inda mais eficiência em seu projeto. Pois então, vamos lá!
Encaixe um Ciclo no outro
Como o Scrum tem um modelo mais simplificado, nossa dica é para que você faça a aplicação das boas práticas do Guia PMBOK a partir do ciclo do Scrum. Para isso, basta entender como encaixar e utilizar os processos do Guia PMBOK dentro do Scrum. Você vai perceber que durante a execução do Scrum várias atividades do Guia PMBOK podem ser aplicadas. E após o encerramento de um ciclo do Scrum, mais tarefas ligadas ao Guia PMBOK também podem ser utilizadas. Desta forma você perceberá como é fácil e benéfico unir essas duas práticas, principalmente porque algumas das ferramentas e técnicas do Guia PMBOK se encaixarão perfeitamente dentro do ciclo Scrum e outras farão total sentido, fornecendo pleno apoio à equipe de gerenciamento, quando utilizadas paralelamente ao Scrum.
Una papeis e responsabilidades
Enquanto no PMBOK o gerente de projetos é soberano sobre toda a equipe de projetos, no Scrum, o Scrum Master possui o papel de assegurar que a equipe respeite e siga os valores e as práticas do Scrum. Ele trabalha como um facilitador e torna-se responsável por retirar quaisquer obstáculos que sejam levantados pela equipe durante essas reuniões. A dica é aproximar um pouco mais o papel do gerente de projetos a do Scrum Master, e assim alcançar melhores resultados e melhor engajamento entre todos os steakholders do projeto gerenciado com as técnicas do PMBOK.
Monte um painel para controlar os processos do projeto
Os painéis de controle do Scrum fornecem uma imensa gama de dados para as análises, conferências e comunicações contidas em diversos processos sugeridos como boas práticas do Guia PMBOK, e é neste momento que a união destas duas abordagens se torna ainda mais eficiente na obtenção de resultados.
Quer aprender ainda mais?
Neste artigo explicamos para você de forma resumida como ocorre o gerenciamento de projetos com Scrum e com as práticas indicadas no Guia PMBOK, fizemos uma comparação entre as duas técnicas e demos algumas dicas para aplicá-las de forma conjunta nos seus projetos.
Como você pode perceber, na hora de escolher uma ou outra metodologia, é preciso principalmente considerar as características do projeto a ser desenvolvido, ou seja, a dica é adotar o melhor dos dois mundos, gerando assim muito mais valor para todos os públicos: clientes e equipe do projeto.
Se você deseja aprender ainda mais sobre estas formas de gerenciar projetos, nós temos os Cursos de Gerenciamento Ágil de projetos com Scrum e Gerenciamento de Projetos Fundamentos e Avançado, que explicam detalhadamente como aplicar cada uma destas metodologias em seus projetos.
